2026.03.17

Преимущества использования хостес на мероприятии в Москве вместо секретарей

На бизнес-форуме первое впечатление складывается до начала деловой программы. Гость подходит к стойке регистрации, ищет нужный зал, уточняет расписание или просит помочь с навигацией. В этот момент роль персонала становится особенно заметной. Формат секретарской поддержки мало подходит для интенсивного потока посетителей. Поэтому организаторы все чаще решают заказать хостес, чтобы обеспечить понятную коммуникацию и организованную работу площадки.

Где секретарь теряет эффективность на форуме

Секретарская работа традиционно связана с документами, расписанием руководителя и административными задачами. Деловые форумы предъявляют другие требования к персоналу.

• десятки и сотни участников приходят волнами в течение короткого времени;
• площадка включает несколько залов, зоны переговоров, стенды партнеров;
• гостям требуется быстрая помощь с навигацией и программой.

По данным официального сайта Петербургского международного экономического форума, в 2025 году мероприятие посетили 24 200 участников из 144 стран и территорий. Среди них присутствовали около 8700 представителей бизнеса. Такой масштаб требует персонала, который способен оперативно взаимодействовать с большим количеством гостей.

Какие задачи решает команда хостес

Когда организатор принимает решение заказать хостес, он закрывает несколько операционных задач.

• встреча гостей у входной зоны и регистрационных стоек;
• выдача бейджей и контроль списков участников;
• сопровождение спикеров и делегаций;
• помощь на стендах и консультация гостей.

Хостес постоянно находятся в пространстве площадки и поддерживают контакт с участниками. Такой формат работы снижает нагрузку на организаторов и позволяет быстрее реагировать на изменения в программе.

Почему хостес эффективнее секретарей

Конгрессно-выставочная отрасль России демонстрирует устойчивый рост. По данным Российского союза выставок и ярмарок, в 2024 году средняя аудированная выставка имела площадь 11 123 кв. м, 447 экспонентов и 13 706 посетителей. На площадках такого масштаба требуется персонал, который помогает распределять потоки гостей и обеспечивает навигацию.

Преимущества хостес на деловом мероприятии:

• быстрое обслуживание на стойках регистрации;
• понятная навигация для участников;
• единый стандарт коммуникации с гостями;
• аккуратная презентация бренда организатора.

Когда особенно целесообразно заказать хостес:

• форум проходит на крупной площадке;
• в программе предусмотрены несколько потоков сессий;
• ожидается участие делегаций и партнеров.

Сравнение ролей

Особенности работы на столичных форумах

Москва остается ключевым центром деловых мероприятий России. По данным Российского союза выставок и ярмарок, в 2024 году объем конгрессно-выставочной отрасли достиг 376,7 млрд рублей. На Москву и Московскую область пришлось около 78% выручки отрасли и почти половина предприятий. Это формирует высокий уровень конкуренции среди организаторов событий и повышает требования к сервису для участников.

По этой причине хостес на мероприятие в Москве становятся важной частью деловой инфраструктуры форума. Подготовленный персонал помогает участникам быстрее ориентироваться на площадке и поддерживает высокий уровень сервиса.

Что получает организатор форума

Использование хостес дает организатору несколько практических преимуществ.

• организованную работу входной зоны;
• снижение нагрузки на административную команду;
• стабильную коммуникацию с участниками;
• более структурированную работу площадки.

Для делового события важны четкая логистика и комфорт участников. По этой причине многие компании предпочитают заказать хостес уже на этапе подготовки мероприятия. Если планируется крупный форум или конференция, хостес на мероприятие в Москве помогают обеспечить качественный сервис и удобную навигацию для гостей.

Если для форума, конференции или деловой презентации требуется профессиональный персонал, команда BTL-агентства «МЫ» подберет хостес с опытом работы на мероприятиях различного масштаба. Специалисты помогут организовать регистрацию гостей, поддержать работу площадки и обеспечить корректную коммуникацию с участниками. Подробную информацию об услуге можно найти на сайте компании.